Проблемы построения методики интеграции гетерогенных данных

1. Необходимость интеграции как существующих, так и унаследованных, а также непредсказуемых по своим свойствам будущих источников данных и приложений.

2. Практическая невозможность провести такую интеграцию по одному проекту [1].

Необходимость учета этих обстоятельств заставляет проектировать и строить системы интеграции на основе следующих принципов –

1. эволюционно

2. от простого к сложному

3. в строгом соответствии с текущими потребностями.

Проблемы интеграции усиливаются во много раз при создании корпоративного центра обработки данных (ЦОД), привязанным к корпоративному интранет-порталу. Ведь конечная цель создания любого корпоративного центра – не только снизить стоимость обслуживания всех компонент информационной системы, но и повысить эффективность корпоративных приложений и информации путем интенсивной интеграции в единое целое прежде автономных информационных процессов и баз данных (эффект синергии) [1].

Уровни интеграции

Исходя из уже накопленного опыта интегрирования данных и приложений, различаются следующие уровни интеграции –

1. Интеграция платформ.

2. Интеграция данных

3. Интеграция приложений (прикладных программ)

4. Интеграция бизнес-процессов

На практике также широкое применение нашли компромиссные схемы интеграции. Так, широко применяются в качестве инструментов интеграции потоков данных на уровне пользователя – генераторы отчетов, средства совместного использования экрана несколькими приложениями [1].

Интеллектуальная поисковая система – база интеграции

В настоящем документе описывается аналитическая разработка схемы интеграции данных и приложений (баз данных, элементов документооборота), присущая крупной организации на уровне министерства (далее – просто министерство), в которой в качестве инструмента интеграции берется интеллектуальная информационно-поисковая система, базирующаяся, в свою очередь, на передовых технологиях обработки данных - использованием метаданных, онтологий и агентов.

Применение такого подхода позволяет получить интегрированный поток данных для пользователя без выполнения внутренней интеграции системы [1]. Интеллектуальная поисковая система в сочетании с остальными инструментами интеграции - генераторы отчетов, средствами совместного использования экрана несколькими приложениями позволит решить в достаточно короткие сроки наиболее насущные прикладные задачи интеграции, стоящие перед разработчиками и пользователями ИИВС.

Портал

Требования к проектированию корпоративного информационного портала (КИП).

Основные требования к КИП изложены в предыдущих документах [2,3]. В этом разделе предполагается уточнить и развить требования, относящиеся к набору функций, касающихся поиска информации в КИД и превращения ее в те или иные формы знаний.

Как уже говорилось, одной из целей КИП есть превращение и представление данных и информации, хранящихся в КИД в более высшую, удобную и понятную для пользователей форму знаний. Очень часто пользователю КИП не важно в каком документе или БД, содержались данные, содержащие ответ на его запрос. Ему важно, получить ответ на естественном языке (ЕЯ), удовлетворяющем его информационный запрос (ИЗ).

Существует множество подходов к решению этой проблемы. В задачу этого документа не входит их перечисление. В данном разделе предполагается изложить только требования к будущей реализации такого подхода. Основные концепции, являющиеся следствием развития этих требований, будут изложены ниже.

Портал знаний

Прежде всего – полученные знания должны быть легко воспроизводимы и уточныемы при новых ИЗ, превращающих последовательность ИЗ к КИП в диалог. Выполнение этого требование, как уже не раз говорилось и будет говориться, осложняется ре наличием в реальных КИД различных форматов, препятствующим их оперативной обработке. Опыт реализации наиболее известных КИП [5,6,7,8] позволяет сделать вывод, что реализация сформулированного выше требования требует использования следующих концепций и подходов.

1. Портал должен предоставлять легкий доступ к КИД неподготовленным пользователям [13]. Это значит, что должно быть возможным для таких пользователей (так же как и опытным и профессиональным пользователям КИД) формулировать свои запросы на ЕЯ, иметь в своем распоряжении удобный графический интерфейс. Возможность формулирования запроса на ЕЯ предполагает и получение ответа на ЕЯ. Так, на вопрос пользователя КИП «Какие страны посетил Путин в 2002 году?» должна быть предусмотрена возможность получения ответа в виде текста не ЕЯ с перечислением этих стран.

2. Как уже говорилось выше, современные требования к проектированию КИП предполагают использование технологий обработки данных с преобразованием их в форму знаний с последующим преобразованием полученного результата в форму ответа на ЕЯ. В качестве примера описанные возможности продемонстрированы и описаны на сайте КИП Университета Карлсруэ [9].

Эволюционные стадии развития КИП

В настоящее время в состав современного КИП может входить до нескольких тысяч страниц, обеспечивающих все аспекты его полноценного функционирования. Тем не мене по мере количественного роста, в развитии КИП можно заметить качественные превращения, связанные с изменением и ростом его функциональных возможностей и составом входящих в него программных компонент [13].

Сейчас принято различать четыре качественно отличающихся типа КИП:

1. Ссылочный тип. Такой тип КИП содержит простейшую ИПС, находящую ссылки на нужные ресурсы, и ссылки на доступные КИД.

2. Персонализированный. Пользователь формирует КИП под свои потребности. Интерфейс КИП отражает категории и прикладные программы, с которыми он работает. Подготавливаемые им документы становятся доступны другим пользователям, равно как и ему доступны документы других пользователей КИП.

3. Интерактивный. Портал содержит программные возможности по персональной и коллективной работе. Он включает в себя возможность работы с электронной почтой, поддержку совместной работы над проектами, каледарное планирование и т.п.

4. Специализированный. Такой тип КИП содержит возможности специализированной работы в КИП, ориентированной на функции данного пользователя, отражающие его положение в организации. Прикладные программы такого типа КИП работают с интегрированными КИД, рассматривая их как единое поле знаний, доступное пользователям КИП в соответствии с их полномочиями.

На Рис.1 в качестве примера представлен типичный интерфейс КИП:

Рис. 1. Пользовательский интерфейс КИП фирмы KA2

Исходя из этой классификации, можно сделать вывод, что в данном документе речь идет о КИП четвертого типа. Очевидно, что проблемы проектирования последнего, четвертого типа КИП связаны с описанием и распределение ролей пользователей, связанных с их должностными полномочиями, а также интеграцией прикладных программ с единым пользовательским интерфейсом КИП.

Технологии сопряжения приложений с данными

Онтологии

По философской традиции, онтология – это учение о сущем, в отличие от гносеологии – учения о познании. Последнее время этот термин часто употребляется в компьютерной литературе. Поэтому, если взять наиболее нейтральное, кибернетическое определение онтологии, то это формально представленные концептуальные знания, отражающие определенную предметную область. Механизм создания и обработки данных в форме онтологий очень удобны для представления знаний в кибернетических системах [12].

Следует отметить, что, несмотря на кажущуюся простоту, этот термин употребляется в различных (часто генетически сходных) значениях [12]. Онтологии объединяют:

1. Термины, употребляемы для описания предметной области

2. Определения основных понятий предметной области

3. Отношения между этими понятиями.

Форма представления информации в виде онтологий (фактически знаний) оказалась очень удобна для различных приложений. Онтологические описания КИД и обработка их как простейших когнитивных структур являются существенной составляющей при решении задач по построению КИП Минэкономразвития.

На Рис. 2 представлен типичный КИП с интерфейсом для работы с онтологиями:

Рис. 2. Пример использования графического пользовательского интерфейса в КИП для работы со знаниями, представленными в форме онтологий.

Редактирование онтологий происходит через специальный интерфейс в редакторе онтологий (Рис. 3.):

Рис. 3. Интерфейс редактора онтологий КИП фирмы КА2.

Метаданные

Строго говоря, метаданные – это данные о данных. Метаданные содержат в себе информацию о структуре и других особенностях КИД.

Необходимость использования концепции метаданных в современных системах обработки данных, в том числе и в КИП, определяется многими обстоятельствами, в числе самых важных можно отметить следующие.

1. Наличие различных структур представления данных в КИД (разнородность). Метаданные представляют собой удобный способ описания этих структурных особенностей в единой форме, пригодной для обработки ИПО. Метаданные здесь выступают в роли унифицированного интерфейса к разнообразным типам КИД.

2. Метаданные могут не только отражать внутреннюю структуру данных КИД, но и добавлять к нему новое содержание. Существуют, развиваются и разрабатываются языки описания метаданных, отвечающие самым разнообразным требованиям. Они позволяют обогатить содержание КИД, тем самым повысив его когнитивную ценность.

В современной информатике различают два типа метаданных – технические и бизнес-метаданные [14]:

1. Технические метаданные включают в себя статистику загрузки данных и их использования, описания структуры КИД, а также метаданные приложений .

2. Бизнес-метаданные – это описание данных на языке пользователей. Иными словами, бизнес-метаданные – это слой абстакции, который позволяет пользователям работать с системой, концентрируя свое внимание исключительно на предмете анализа, а не на технических деталях системы.

Качество и полнота бизнес-метаданных во многом определяет степень успешности и эффективности проектируемой информационной системы.

Агенты

В современной информатике, несмотря на разнообразие определений, наиболее общим взглядом на программы-агенты (или просто агенты) является представление их как автономных программ, обладающих:

1. Определенными знаниями, представленными в виде онтологий.

2. Вполне четкими целями

3. Обладающими способностью к коммуникации с пользователями, а также с другими агентами.

4. Реактивность, как способность к восприятию окружающей среды и реакцию на ее воздействие.

5. Активность, как способность к автономной деятельности по реализации поставленных целей, на основе изначально заложенных и/или добытых знаний [15].

Важнейшей особенностью агента является его способность к действиям в условиях неточной, нечеткой и противоречивой информации. Способность агентов на основе описанных выше свойств к образованию так называемых многоагентных систем (МАС), позволяющим им разделить свои цели, знания, роли и полномочия, резко увеличивает эффективность их функционирования.

Применение МАС как базовой компоненты в любой ИС резко повышает ее эффективность за счет способности агентов к адаптации к разнородным источникам данных, типу их носителей тому подобных факторов.

Интеллектуальная поисковая машина (ИПМ)

ИПМ – компонента интеграции

Одним из компонент интеграционного программного обеспечения (ИПО), осуществляющего интеграцию программ и данных в масштабах организации, есть интеллектуальная поисковая машина (ИПМ). Проблема поиска информации в корпоративной интранет сети на самом деле не так проста, как может показаться. Действительно, суммарный объем КИД, несмотря на довольно значительные темпы роста, не сравним по объему с емкостью всемирной сети интернет. Тем не менее среди многих проблем поиска можно назвать:

1. Трудности доступа к разнородным (гетерогенным) КИД

2. Проблемы с представлением найденной информации в удобном для пользователя виде.

3. Проблемы поиска и выявление скрытой и неявной информации в неструктурированных КИД.

4. Алгоритмы поиска должны стать более совершенными и включать в качестве источников данных для поиска также и метаданные, содержащие часто важную для пользователя информацию.

Разделение механизмов поиска и доступа к данным (онтологии, метаданные, агенты)

В настоящей НИР предлагается разделить алгоритмы поиска и способы доступа к КИД. Способы доступа к КИД предлагается осуществлять на основе сочетания следующих технологий обработки данных - использования метаданных, онтологий и агентов.

Требования к информации, вернее к информации в форме знаний, предоставляемой пользователю ИИВС, ее источникам, инструментам обработки и ее результатам описывается ниже [16]. Прежде всего, следует описать передовые программные продукты этого класса , имеющиеся на рынке.

ИПМ фирмы ИБМ

Достаточно известен программный пакет фирмы IBM под названием Unstructured Information Management Architechture (UIMA) [17] . Представитель фирмы образно назвал этот продукт «Google на стероидах». Используя различные комбинации гипотез, а затем сравнивая результаты поиска по ним, эта система может анализировать огромное количество информации. По его словам, эта система читает тексты на ЕЯ, а потом говорит, что в них написано.

В ближайшее время этот программный продукт как поисковая система, интегрированная в корпоративный портал, будет продаваться на мировом рынке.

То есть, архитектура управления неструктурированной информацией системы UIMA сводится к следующему [17]:

1. «Комбинация гипотез» открывающая множество путей к пониманию сохраненных данных.

2. Статистические алгоритмы, системы на базе правил, символическая аргументация и искусственный интеллект.

3. Имитация шаблонов человеческого мышления.

4. Перспективное использование в портальных продуктах.

Алгоритмы обнаружения закономерностей

Тем не менее, существуют не менее алгоритмы обнаружения скрытых закономерностей в данных, кроме статистических, использующих концепцию усреднения по выборке . Алгоритмы обнаружения таких закономерностей описаны и достаточно просто реализуемы [16]. Эта группа технологий имеет общее название Data Mining.

Data Mining это – процесс обнаружения в любого типа данных знаний:

1. Ранее не известных

2. Нетривиальных

3. Практически полезных

4. Доступных интерпретации и практически применимых в разных сферах деятельности. В нашем случае – в сфере управления.

Сравнение поисковых алгоритмов различных типов ИПС представлен в таблице 1:

Поисковые технологии

Уровни знаний

Аналитические инструменты

«Сверху-вниз»

Поверхностный

Язык простых запросов

«Сверху-вниз» и «снизу-вверх»

Неглубокий

Оперативная аналитическая обработка

«Снизу-вверх»

Скрытый

Data Mining – «раскопка данных»

Таблица 1. Сравнение поисковых алгоритмов различных типов ИПС.

Типы закономерностей, которые можно обнаружить при поиске.

Различают следующие типы закономерностей, которые позволяют выявить методы Data Mining:

1. Ассоциации – несколько событий, связанных друг с другом. Например, покупка чипсов и кока-колы в супермаркете.

2. Последовательность – обнаружение цепочек связанных по времени событий. Например – покупка дома и приобретение новой мебели.

3. Классификация и кластеризация. Выявление признаков, характеризующих группу, к которой принадлежит тот или иной объект, выявление однородных групп в массивах данных.

4. Прогнозирование – нахождение во временных рядах устойчивых шаблонов, адекватно отражающих поведение целевых показаьелей, а следовательно, и всей системы в будущем.

Заключение

В настоящем отчете исследована и описана методика интеграции интранет-портала с процессами и процедурами оборота документов

Сформулированы принципы интеграции системы внутриведомственного документооборота со средствами интернет-портала организации на основе интеллектуальной поисковой машины, осуществляющей доступ к данным через метаданные, онтологии и агенты.

Литература

1. Борисов В. Интеграция приложений в ЦОД // Сетевой журнал. – N. 10. – 2003.

2. Создание сводного каталога электронной библиотеки документов федеральных органов исполнительной власти на примере Минэкономразвития России. Техническое задание. – Москва, 2003 г.

3. Отчет о научно-исследовательсклй работе по теме 15.48.21:

Разработка методики интеграции системы внутриведомственного электронного документооборота со средствами Интранет-портала Министерства. – Москва, 2003 г.

4. Stab S. Knowledge Portals - Ontologies at Work // http://www.aifb.uni-karlsruhe.de/WBS

5. КИП фирмы Brint // www.brint.com

6. КИП фирмы Net Academy // www.netacademy.org

7. КИП фирмы Epinion // www.epinion.com

8. КИП фирмы Microsoft // msdn.microsoft.com.

9. КИП университета Карлсруэ // http://ka2portal.aifb.uni-karlsruhe.de).

10. Греф Г. Без права на ошибку. Интервью журналу Intelligent Enterprise // Intelligent Enterprise. – N. 9 . – 2003.

11. Documentum 4i Portal Content Management Edition. – М., 2003 г.

12. Гаврилова Т.А., Хорошевский В.Ф. Базы знаний интеллектуальных систем – СПб: Питер, 2000.

13. Brosché C. Designing the Corporate Portal - A Master’s thesis carried out at Volvo Information Technology – Goeteborg, 2002.

14. Федечкин С. Хранилище данных: вопросы и ответы // PC WEEK/RE. – N. 31.- 2003 г.

15. Тарасов В.Б. От многоагентных систем к интеллектуальным организациям : философия, психология, информатика. – Москва: УРСС, 2002 г.

16. Дюк В., Самойленко А. Data Mining. Учебный курс. – СПб:Питер, 2001 г.

17. Тафт Д. IBM совершенствует технологии поиска данных. За неструктурированные данные принимается искусственный интеллект // PC WEEK/RE. – N. 33. – 2003 г.

Приложение 1. Documentum 4i Portal Content Management Edition - Ключевые особенности.

Введение.

В настоящем приложении описываются концепции и возможности программного пакета Documentum.

Выбор этого пакета для описания возможностей и основных концепций современных систем управления документооборотом и сопряжения этих систем с корпоративным порталом обусловлен:

1. широкой распространенностью этого пакета

2. современным уровнем его функциональных возможностей.

Основные функциональные возможности пакета Documentum/

• Продукт дает возможность сотрудникам и партнерам компаний осуществлять коммуникацию и совместную работу, расширять границы использования накопленных знаний и практического

опыта;

• Реализованы средства управления контентом корпоративного масштаба и совместной работы, гарантирующие, что пользователи портала обращаются к актуальной информации,

внося в нее изменения только в строгом соответствии со своими правами;

• Автоматизированы и ускорены бизнес-процессы за счет непосредственного доступа из портала к службам workflow и жизненного цикла;

• Обеспечена встроенная интеграция с продуктами ведущих производителей порталов.

Преобразование корпоративных порталов в интерактивные инструменты электронного бизнеса

Подобно широко представленным в веб торговым порталам, корпоративные порталы также собирают воедино необходимый любому пользователю контент, приводя в порядок информационные

ресурсы компаний. Но на этом их функции не заканчиваются — для того чтобы весь контент, независимо от источника и автора, был актуальным, верным и целостным, средства управления

контентом должны поддерживать двунаправленное движение информации.

Основа для развития корпоративных порталов

В последнее время, осознав важность корпоративных знаний, в компаниях активно занимаются поиском инструментов, которые помогали бы управлять корпоративным контентом, организуя его в

качестве открытого и доступного ресурса. Необходимость обусловлена тем, что обычно огромное количество информации располагается в приложениях или хранилищах данных, ориентироваться в которых весьма нелегко. В результате, сотрудники теряют много времени на поиск, к примеру, нужного им документа, либо вообще вынуждены создавать его заново, поскольку найденная

информация устарела.

Корпоративные порталы содержат средства для объединения контента в единое целое, однако не могут считаться законченным бизнес-решением, так как объединение еще не гарантирует

надежность и точность информации.

Обеспечение пользователей внутри и вне предприятия верными и актуальными данными наряду с возможностью вносить в них изменения требует индустриальной среды управления

контентом, способной поддерживать бизнес-порталы. Такая среда расширяет возможности портала, причем не только за счет доступа к нему из различных источников, но и благодаря редактированию и

созданию нового содержимого пользователем персонально или в сотрудничестве с членами рабочей группы в режиме реального времени.

Интеграция платформы управления контентом Documentum с продуктами ведущих производителей порталов позволяет взаимодействовать с контентом: исправлять или заменять

устаревшую информацию, поправлять ошибки и добавлять новые данные так, что на правильность внесенных изменений пользователи могут положиться — ведь в Documentum 4i Portal CM существуют

списки контроля доступа и отслеживается движение контента по сети.

Порталы предоставляют в распоряжение сотрудников гиперсвязи (URL), соединяющие безопасно, под контролем платформы управления, хранящийся в репозитарии контент, поэтому

можно не сомневаться, что доступны лишь его последние утвержденные версии.

Интернет-управление контентом и службы совместной работы Documentum 4iPortal Content Management трансформируют корпоративные порталы в интерактивные инструменты электронного

бизнеса, позволяющие изнутри и извне предприятий обращаться к актуальному контенту и изменять его в соответствии с правами.

Интерактивные инструменты для управления контентом

Корпоративные знания являются ценным активом компании, но только в том случае, если они динамические. Благодаря Documentum 4i Portal CM корпоративные порталы становятся интерактивными инструментами управления контентом, а не просто средствами объединения статической информации. Более эффективные, чем интранет, и более ценные, чем обычные хранилища данных, бизнес-порталы, построенные на основе Documentum 4i, упрощают поиск и

использование необходимого контента.

Со стороны клиента, портальные приложения предлагают интуитивный, основанный на браузере интерфейс, работа с которым не требует специальных технических знаний. С системной

стороны, Documentum 4i Portal CM отличает интеграция с платформой управления контентом.

Увеличение отдачи по инвестициям

Клиентов, вложивших деньги в портальные программы, продукт 4i Portal CM обеспечивает важными средствами управления контентом и совместной работы, поскольку связывает их ПО с платформой управления контентом Documentum.

Интеграция позволяет максимально пользоваться преимуществами XML, начиная с представления гиперсвязей на экране портала и заканчивая мощными возможностями платформы по

поиску, управлению связями и по персонализации контента. Данные технологии способствуют росту отдачи по инвестициям, закладывая основу для увеличения эффективности бизнес-решений и ускорения их реализации.

Прямой доступ к службам управления контентом

Documentum 4i Portal CM дает ведущим производителям портального ПО возможность создавать модули Documentum, обладающие определенным функционалом управления контентом,

таким как автоматизация деловых процессов, службы жизненного цикла или контроль версий. К примеру, можно разработать модули, которые будут выводить в портальное пользовательское окно

недавно назначенные этому сотруднику задачи и необходимые объекты контента или список требующих редактирования документов, снабженный кнопками их выписки и отмены.

Внедрение служб Documentum в портальные модули гарантирует прямой доступ к функциям управления контентом в интуитивной среде с сохранением гибкости и настраиваемости.

Пользователи могут легко включать и выключать модули, минимизировать их размер, изменять их положение в окне по отношению к другим, содержащим, в частности, новостную или инвестиционную информацию.

Рост эффективности ведения проектов

Благодаря доступу к самой последней утвержденной информации и службам управления контентом пользователи смогут, наконец, участвовать в новых проектах, с эффективностью используя корпоративные знания и ресурсы.

Проектные команды, применяя портал в качестве общего инструмента доступа к надежному и актуальному контенту, способны быстрее разрабатывать продукт в соответствии со строгим

стандартам качества и более оперативно выпускать его на рынок.

Documentum 4i Portal CM — решение для глобальных проектов, ведь этот продукт поддерживает работу виртуальных команд. Независимо от географического положения, часового пояса и т.д. члены рабочих групп свободно взаимодействуют через Internet. Каждый из них

информируется о совещаниях, достигнутых на этапах результатах, ресурсах и др. Автоматическая рассылка по электронной почте сообщений с напоминаниями, ссылками на нужных сотрудников и

проекты способствует скорейшему решению проблем.

Кроме того, Documentum 4i Portal CM делает выполнение проектов значительно эффективнее за счет накопления теоретического и практического опыта, — есть возможность строить новые проекты

на основе готовых.

Для больших корпораций повторное использование ресурсов означает существенную экономию средств и ускорение разработки, сокращение срока подготовки нового продукта к выходу на рынок и

увеличение отдачи по инвестициям.

Поддержка двух типов порталов

Продукт Documentum 4i Portal CM поставляется в двух версиях: для корпоративных информационных порталов (EIP) и для порталов совместной работы, в том и другом случае он

объединяет порталы со средой управления контентом.

Поддерживая интеграцию с лучшим портальным программным обеспечением, версия EIP

содержит ряд коннекторов Documentum eConnectors, позволяющих корпоративным порталам

активизировать функционал управления контентом Documentum. Портальное ПО таких

производителей, как Plumtree, Epicentric и TopTier, может работать в среде Documentum — из

собственных браузерных интерфейсов этих продуктов доступны службы управления контентом,

жизненного цикла, workflow, безопасности.

Версия 4i Portal CM для порталов совместной работы включает Documentum iTeam в качестве

интерфейса и основного приложения. В iTeam реализовано управление проектами, работа

виртуальных команд, интерактивный чат и др.; предоставляется интуитивный браузерный интерфейс,

играющий роль центрального пункта организации проектной информации.

Быстрое внедрение, простое использование

Documentum 4i Portal Content Management формирует основу более эффективного способа

создания и доступа к контенту. Выступая либо как среда корпоративной информации, либо как

средство ведения проектов, Documentum 4i Portal CM преобразует порталы в интерактивные

инструменты электронного бизнеса, обеспечивающие доступ к верным и актуальным данным. Таким

образом, Documentum 4i Portal CM закрывает время первенства десктопов в общении пользователей с бизнес-информацией.

Развертывание приложений Documentum 4i Portal CM Edition не вызывает больших сложностей.

Documentum iTeam — корпоративный портал

Documentum позиционирует iTeam на рынке с высоким потенциалом – рынке порталов для коллективной работы над проектами. Это действительно решение с большим функционалом для автоматизации коллективной работы.

Среди общих задач поддержки групповой работы в последнее время все чаще выделяется проблематика обеспечения проектно-ориентированной деятельности предприятия. В целом это

отражает современную глобальную тенденцию подходить в представлению бизнеса в виде реализации совокупности различных, но взаимосвязанных проектов.

Отметим некоторые особенности проектно-ориентированной деятельности:

1) интеллектуалоемкий характер работы, связанной с созданием и коллективным использованием

больших объемов проектной и справочной информации;

2) необходимость четкого определения и последующего контроля выполнения идей, задач и

объемов, сроков, бюджетов и стандартов качества проектов;

3) высокие требования к эффективности управления разделяемыми ресурсами параллельно идущих

проектов;

4) многоуровневая иерархическая структура системы проектной документации, создаваемая в

соответствии с требованиями различных стандартов;

5) непосредственная зависимость сроков реализации проектов от эффективности управления

сложными процессами создания, утверждения и согласования проектной документации, которые

могут включать параллельные и последовательные этапы, внесение замечаний, возврат на

доработку с последующим повторным согласованием и утверждением;

6) географическая распределенность участников проекта;

7) обеспечение хранения разработанной документации в соответствии с заданными правилами

регистрации, учета, внесения изменений и выпуска комплектов документации в печатном и электронном виде;

8) высокий уровень повторяемости разработок и необходимость сохранения корпоративного опыта

для ускорения выполнения последующих проектов.

Зачастую с автоматизацией управлением проектами фактически отождествляется использование

прикладных программ, реализующих функции календарного планирования. Такой взгляд представляется весьма упрощенным, поскольку, несмотря на несомненную важность эффективного

контроля за сроками выполнения работ, эти функции далеко не исчерпывают всего многообразия

задач управления проектами.

Основным результатом управления является достижение целей проекта в заданные сроки, в

соответствии с предъявляемыми требованиями к результатам и качеству, в рамках выделенного

бюджета и при заданных ограничениях на ресурсы. Объектами управления в случае проектно-

ориентированной деятельности являются трудовые ресурсы, бизнес-процессы проектирования и создаваемое содержание, например, комплекты проектной документации. Управление каждым

отдельным проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов

проекта. Управление качеством проектирования состоит в разработке и совершенствовании

корпоративных стандартов, включающих регламенты взаимодействия, процедуры управления

проектом, детальные инструкции по их исполнению, а также шаблоны проектной документации.

Когда проектная деятельность является для организации основной, необходимо управлять

совокупностью всех проектов и ресурсами, которые одновременно могут быть задействованы в

различных проектах. Разновидностью мультипроектной деятельности являются программы проектов,

представляющими собой совокупность связанных проектов, признанных достичь определенной

бизнес-цели. Программы проектов как правило выполняются различными, часто географически

распределенными проектными командами или организациями.

Вполне закономерным является появление специализированных ИТ-средств, предназначенных для

решения такого рода задач. Это выражается, в частности, в выделении из общей совокупности

порталов поддержки групповой работы (а кроме них, как известно, имеются еще информационные

порталы и корпоративные порталы общего назначения ) категории порталов для обеспечения

выполнения проектов.

Еще в середине 1999 года аналитическая компания META Group отмечала в своем отчете "Project

Portals: Webifying the Project Office. Web & Collabration Strategies": "Количество неоднородных

проектных команд постоянно возрастает, появляется все больше географически удаленных друг от

друга пользователей, а увеличение сложности проектов происходит по экспоненте. Поэтому

естественно появление новой парадигмы, названной "проектным порталом", которой призван

обеспечить взаимодействие всех участников неоднородных проектных команд".

В октябре 1999 года корпорация Documentum, ведущий поставщик решений в области управления

документами, знаниями и бизнес-процессами, выпустила на рынок проектный портал iTeam, который

обеспечивает выполнение требований новой парадигмы за счет установления взаимосвязей между

глобально распределенными участниками проектов, проектной информацией и бизнес-процессами

проектирования.

Разработка iTeam явилась следствием заинтересованности более 60 крупнейших заказчиков

Documentum, таких как Ericsson, Roche, Ford, Xerox Professional Services в создании веб-

ориентированной среды для поддержки их групповой работы в ходе проектной деятельности. Эти

заказчики использовали Documentum как средство управления документами, знаниями и бизнес-

процессами в ходе своей проектной деятельности и нуждались в инструментах управления

проектами и едином интерфейсе для доступа к хранилищам и бизнес-приложениям, получения

заданий, назначения исполнителей и согласования документов.

Проанализировав и обобщив основные аспекты деятельности этих компаний с учетом рекомендаций,

изложенных в отчете META Group, корпорация Documentum разработала проектный портал,

обеспечивающий создание проектного пространства для управления всеми процессами, ресурсами и

информацией, имеющими отношение к проекту.

По данным компании Documentum систему iTeam в конце 2001 года использовали около 40

корпораций из списка Global 2000. Всего было продано свыше 35 тысяч рабочих мест, при этом

самое крупное внедрение было в Ericsson Radio (10 тысяч клиентских лицензий). Весьма

показательным является широкое использование iTeam фармацевтическими компаниями (типичный

пример — Bayer AG), в программах разработки и вывода на рынок нового препарата, включающих

этапы разработки, клинических испытаний, проверки и т.п.

iTeam является веб-приложением, функционирующим на платформе Documentum 4i. Тот факт, что несмотря на стратегические альянсы с ведущими производителями порталов, такими как ATG, BEA

Systems Inc., Citrix Systems, Inc., Epicentric Inc., Plumtree Software Inc., SAP Portals Inc. и TIBCO Software Inc. и др., компания продолжает поддержку и развитие собственного портального продукта,

свидетельствует об уникальности Documentum iTeam для поддержки коллективной работы распределенных проектных групп.

Описание функциональных возможностей Documentum iTeam

Основные представления iTeam

iTeam представляет собой Интернет-портал для поддержки коллективной работы распределенных проектных групп и служит единой точкой входа ко всей информации, связанной с проектной

деятельностью организации.

Единое проектное пространство организовано c помощью набора различных представлений (views).

Вид представления каждого пользователя портала, а также доступ к функционалу управления проектами и информационным ресурсам осуществляется на основе разграничения прав доступа,

которое строится на основе организационной структуры предприятия и определения бизнес-ролей членов проектных команд. Организационная структура предприятия определяет разграничение прав доступа к информационным ресурсам между различными подразделениями. Бизнес-роли пользователей (например, Руководитель проекта, Системный аналитик, Консультант и т.п.)

определяют их права доступа к функционалу управления проектами, информационным ресурсам и отдельным документам.

Общее представление — это взгляд на управление проектами на уровне предприятия, отображающий:

• организационную структуру предприятия и участие каждого подразделения в различных

проектах;

• все проекты, выполняемые на предприятии и проектные команды, участвующие в их выполнении;

• структуру трудовых ресурсов предприятия, персональную информацию о каждом из сотрудников и его занятости в различных проектах;

• структурe всех информационных ресурсов предприятия, включающих хранилища оперативной информации по выполняемым проектам, архивы завершенных проектов, базы

знаний, базы нормативов и т.п.;

• состав работ по каждому проекту и состояние их выполнения.

Рис. 1. Общее представление iTeam— взгляд на управление проектами на уровне предприятия.

Персональное представление — это рабочее пространство каждого отдельного сотрудника,

отображающее проекты, в которых он занят, проектные команды, в которых он участвует,

информационные ресурсы, с которыми он работает.

ITeam обеспечивает автоматическое доведение до каждого участника проектов его плановых

заданий, которые поступают в раздел «Входящие» персонального представления. Задания являются

частью бизнес-процессов и содержат информацию о том, какие действия должны быть выполнены

над полученными пользователем данными. Кроме того в раздел «Входящие» поступают сообщения,

которые требуют внимания пользователя, например, уведомления о различных событиях в ходе

выполнения проекта.

Из раздела «Ресурсы» пользователь получает доступ к хранилищам и функционалу управления

документами, этот раздел также отображает перечень документов, которые пользователь в данный

момент просматривает либо модифицирует.

В разделе «Персональные данные» автоматически собирается информация о проектах и командах, в

которых участвовал сотрудник.

Представление проекта отображает всю информацию, связанную с конкретным проектом:

описание, календарный план, состояние выполнения различных этапов, состав проектной команды,

информационные ресурсы, относящиеся к проекту, дискуссии, новости.

Функционал управления проектами

Календарное планирование

Существуют две возможности календарного планирования проекта: собственными средствами iTeam и средствами популярного приложения календарно-ресурсного планирования MS Project. Эти

возможности в зависимости от предпочтения пользователей могут использоваться как по отдельности, так и совместно. При этом для проекта создается (или импортируется заранее созданный) ассоциированный с ним файл MS Project. Все изменения, вносимые в проект средствами iTeam, отражаются в файле MS Project точно так же как все изменения, вносимые в файл проекта в

MS Project, отражаются в проектном портале.

Этапами (activities) календарного плана проекта в iTeam являются задачи (tasks), подпроекты (subprojects),

внутренние и внешние события (objectives, milestones), а также выпуски проектной

документации (issues). Атрибутами каждого этапа являются наименование, описание, статус

выполнения, а также даты запланированного и действительного начала и окончания. С этапом

проекта могут быть ассоциированы и соответственно отображены в представлении проекта:

• документы, подлежащие сдаче по окончании его выполнения,

• документы, требующиеся для его выполнения, например, справочная информация или

результаты выполнения предыдущего этапа,

• дискуссии, возникающие в ходе выполнения этапа.

Планирование организации работ и назначение персонала

После формирования календарного плана работ определяются бизнес-роли и квалификация

участников проекта, а также их занятость в нем. Набор бизнес-ролей конкретного проекта описывает

состав функций, полномочия и сферу ответственности его исполнителей. Например, в проекте могут

быть определены такие бизнес-роли: руководитель проекта, постановщик, аналитик, консультант,

инженер-программист, инженер. Каждый сотрудник организации может иметь различные бизнес-роли

в различных проектах так же, как и различные проекты, выполняемые на предприятии могут иметь

различные наборы бизнес-ролей. Бизнес-роли также определяют установки прав доступа,

определяющие возможности управления проектами и документами, предоставленные

пользователям.

При назначении исполнителей на бизнес-роли, определенные в проекте менеджеру проекта

предоставляется доступ к данным о сотрудниках функциональных подразделений, ресурсных по

отношению к проекту, которые предоставляют персонал, необходимый для его выполнения. Личная

карточка сотрудника содержит его персональные данные, сведения о его квалификации и

автоматически собираемую информацию о его участии в проектах и проектных командах. При

назначении исполнителей и проектных команд для проекта можно выбрать их в соответствии с

заданными критериями, например, задать поиск разработчика со знанием определенного языка

программирования. Распределение ресурсов между проектами производится с учетом их

специальности, квалификации и доступности.

Мониторинг и контроль выполнения проекта

Цель мониторинга состоит в предоставлении оперативной интегрированной информации о ходе

реализации проекта, достаточной для принятия ключевых решений. Инструментами мониторинга и

контроля выполнения проекта в iTeam являются отчеты, уведомления о наступлении событий и

таблица состояния проекта.

Система автоматически отслеживает наступление событий в ходе исполнения проекта (например,

изменение календарного плана или назначение нового исполнителя) и рассылает сообщения о них

по заранее сформированному списку рассылки. Включение пользователей в списки рассылки может

быть основано как на их бизнес-роли в проекте, так и на их подписке на получение сообщений определенного типа. В сообщения включаются активные гиперссылки на информацию,

соответствующую наступившему событию.

Отчеты iTeam являются настраиваемыми по содержанию, расписанию и списку рассылки и содержат

информацию о событиях, произошедших за отчетный период. В отчеты также включены активные

гиперссылки на информацию, соответствующую наступившему событию. Формирование регулярных

отчетов о статусе проекта, характеризующих состояние его выполнения, позволяет обнаружить

попадание проекта в зону риска и определить необходимость оперативного вмешательства в ход

работ.

Таблица состояния дает возможность интегрированной оценки состояния каждого выполняемого

проекта за определенный период, например, за 7 дней. В таблице отражаются следующие этапы

календарного плана:

• состояние исполнения незавершенных или приостановленных подпроектов и задач,

подпроектов, выпусков документации, сроки начала которых не определены, уже наступили или наступят в ближайшие 7 дней;

• этапы, завершившиеся за последние 7 дней;

• все контрольные точки проекта.

Управление бизнес-процессами исполнения проекта

Исполнение проекта в iTeam описывается как совокупность бизнес-процессов, которые обеспечивают

передачу документов от одного исполнителя к другому и определяют операции, которые получатель

должен выполнить с документом. Бизнес-процессы в ходе исполнения проекта и отдельные задания

в ходе бизнес-процесса связаны своими результатами — результат одного из них становится

исходной информацией для другого. Имеются также взаимосвязи групп процессов различных фаз

проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы

(пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации,

которая необходима для начала реализации).

Шаблон бизнес-процесса включает последовательность заданий, которые должны выполняться

определенными сотрудниками в заданном порядке. Разработчик бизнес-процессов определяет

исполнителей операции, направление информационных потоков и шаблоны документов для каждого

процесса. Проектирование бизнес-процессов производится средствами визуального редактора.

Управление качеством исполнения проекта

Управление качеством в ходе выполнения проекта основано на корпоративных стандартах качества,

включающих описание регламентов взаимодействия участников проекта, процедуры выполнения

различных этапов проекта, инструкции по исполнению процедур, а также шаблоны управленческих

документов и проектной документации.

Управление качеством в iTeam обеспечивается возможностью создания на основе разработанных

корпоративных стандартов качества шаблонов проектов, содержащих типовые бизнес-процессы,

наборы бизнес-ролей исполнителей проектов, шаблоны управленческих документов и проектной

документации. Использование шаблонов проектов позволяют поставить управление проектами на

поток и значительно повысить его эффективность, одновременно уменьшив сроки выполнения

проекта.

Функционал управления документами и знаниями

Участники проекта получают доступ к информационным ресурсам из раздела «Ресурсы» своего

персонального представления. Хранилища имеют логическую структуру: документы хранятся в

папках и ящиках, что позволяет удобно организовать их для дальнейшего использования. Например,

ящики или папки могут быть организованы по проектам или подразделениям.

В соответствии с правами, определяемыми бизнес-ролью, участники проекта получают к

следующему функционалу управления документами:

• создание и редактирование документов средствами различных бизнес-приложений,

например, офисных программ, графических редакторов, CAD/CAM/PDM-пакетов, XML-

редакторов и т.п.;

• просмотр документов из соответствующего бизнес-приложения;

• просмотр документа без использования приложения, в котором он был создан;

• аннотирование документа;

• экспорт и импорт документов.

Для редактирования документа производится его выписка из хранилища. При этом документ

блокируется для выписки другими пользователями, которые до момента записи документа в

хранилище могут только просматривать его предыдущую версию. Изменения документов

отслеживаются путем создания новых версий, количество версий и ответвлений версий

неограниченно. Автор каждой очередной версии регистрируется, что позволяет проследить кем и

когда были внесены изменения.

Управление комплектами проектной документации и процессами их разработки

Сложная структура комплектов проектной документации хранится в виде виртуальных документов,

которые и могут быть составлены из отдельных документов и групп документов. Виртуальный

документ может состоять из любого числа компонентов различного формат. Например, можно

объединить в виртуальный документ чертежи в формате CAD c пояснительной запиской в формате

MS Word и спецификацией в формате MS Excel.

Если компонент, включаемый в виртуальный документ, еще не существует, при создании

виртуального документа вместо него можно использовать так называемый «пустой документ». Эта

возможность позволяет изначально определить структуру проектной документации, которая затем

будет разрабатываться поэтапно.

Участники проекта в соответствии со своей ролью имеют различные права доступа как к отдельным

документам, так и к компонентам виртуального документа. При разработке проектной документации в

соответствии со своими индивидуальными заданиями они могут одновременно вести работу над

различными частями виртуального документа, выписывая их по мере необходимости из хранилища.

Руководитель проекта может в любой момент получить отображение текущей структуры

виртуального документа, что является полезной возможностью отслеживания хода разработки

проектной документации.

Жизненные циклы документов

Совокупность этапов, через которые проходит документ, определяет его жизненный цикл. Жизненный

цикл указывает условия, которые должны быть выполнены для перехода с одного этапа на другой, а

также операции, выполняемые системой при переходе документа на новый этап. Эти операции могут

включать изменение прав доступа к документу, так например, они позволяют, закрыть доступ для

редактирования разработчикам к документации по окончании определенного этапа проектирования.

Жизненные циклы проектной документации проектируются на этапе организационной подготовки

проекта. Каждый этап жизненного цикла называется состоянием. Жизненный цикл определяет

пошаговое продвижение документа через каждое состояние, при этом жизненный цикл может быть

установлен таким образом, чтобы после продвижения в определенное состояние документ

перемещался в новое месторасположение в хранилище, например, по окончании проекта комплект

проектной документации может перемещаться из оперативного хранилища в архив завершенных

проектов.

Управление знаниями

Большое значение для проектно-ориентированного бизнеса имеет накопление и многократное

использование корпоративного опыта в архивах готовых комплектов проектной документации, базах

знаний, накопленных по предыдущим проектам, а также в базах нормативов, в которых

аккумулируются данные о том, сколько времени занимают различные повторяющиеся работы, какова

их стоимость, какие существуют нюансы исполнения и риски. Использование базы знаний

существенно ускоряет выполнение проектов за счет повторного использования готовых наработок, а

существование базы нормативов существенно повышает точность оценок хода проекта при

планировании, при этом сведения о наиболее стабильных путях реализации проектных задач

снижают уровень рисков, т.к. позволяют избежать повторных ошибок.

Поиск

iTeam имеет развитые средства поиска по корпоративным хранилищам. Поиск может осуществляться

по содержанию и атрибутам документа или другого объекта хранилища.

Средства организации коллективной работы

iTeam предоставляет удобные средства организации коллективной работы проектных команд—

интеграцию с почтовыми системами, организацию дискуссий по различным темам в рамках проекта

посредством форумов на страницах портала, организацию видеоконференций для обсуждения

проблем в режиме реального времени.

Заключение

Documentum iTeam —это универсальный проектный портал, разработанный специально для

повышения эффективности проектно-ориентированной деятельности, предоставляющий легкое и

удобное в использовании средство, позволяющее автоматизировать все этапы выполнения проекта,

обеспечивая эффективное планирование, управление ресурсами и этапами проекта, формированием

любой необходимой отчетности, поддерживающий групповую работу распределенных команд,

предоставляя доступ ко всей необходимой информации в ходе выполнения проекта и возможность

накопления корпоративного опыта.

XML Content Management на платформе Documentum 4i

Техническое описание.

Управление информацией в формате XML в эпоху электронного бизнеса

Сегодня именно Интернет во многом определяет новую цифровую экономику и заставляет предприятия изменять традиционные способы ведения бизнеса. Успех функционирования любого

предприятия сейчас напрямую зависит от того, насколько используется потенциал, заложенный во

«всемирной паутине». Для управления разнородным составным информационным содержанием и

обеспечения выполнения стандартов для его передачи посредством Интернет требуются новейшие

информационные технологии, способные обеспечить передачу нужной информации именно тому

пользователю, которому она необходима, причем в определенный момент времени. Такой

технологией в мире электронного бизнеса признана расширяемая спецификация языка разметки,

известная под названием XML.

Роль XML в управлении контентом

Здесь мы рассмотрим важность XML как средства передачи данных в Интернет и роль данного

формата в управлении контентом. Также будет описан функционал, которым должны обладать

Интернет-решения для управления контентом, такие как платформа Documentum 4i, чтобы полностью

использовать преимущества XML. Будет дан обзор способов использования XML для поддержки трех

основных функций систем управления контентом — создания, управления и передачи информации

посредством веб.

Documentum полагает, что управление контентом лежит в основе всех современных транзакций

электронного бизнеса и, соответственно, является необходимым условием сохранения

конкурентоспособности предприятия. Мы уверены, что XML будет играть существенную роль в

обеспечении мощных средств для создания, управления, персонализации и передачи важной

информации на множество различных устройств. Управление информацией в формате XML

позволяет предприятиям более эффективно реализовать модель электронного бизнеса за счет

организации повторного использования информации, отделения формы представления данных от его

содержания, поддержки кроссплатформенного обмена информацией, ее преобразования и

многоканальной публикации. Платформа Documentum для управления XML-контентом обеспечивает

свободную циркуляцию информации внутри и за пределами предприятия, что позволяет клиентам

покупать продукцию посредством Интернет, сотрудникам – самостоятельно осуществлять доступ к

необходимой информации, а самим предприятиям – эффективно работать с поставщиками и

продавцами.

Documentum 4i, ведущая промышленная платформа для управления контентом в формате XML,

обеспечивает следующие ключевые преимущества:

Управление информацией в формате XML

• Глобальный настраиваемый репозитарий контента, позволяющий хранить содержание

документов отдельно от их представления в XML или других форматах данных;

• Встроенный механизм workflow, автоматизация управления жизненным циклом документа и

бизнес-процессами, в том числе документов в формате XML, гарантируют публикацию только

точной и достоверной информации;

• Управление связями между компонентами документов в формате XML и другой информацией;

• Расширенные возможности поиска по структуре, информации и метаданным, в том числе поиск в

заданных структурных единицах текста;

• Проверка XML-документов на соответствие спецификации определения типов документов (DTD) и

схеме данных;

• Индивидуальные настройки системы безопасности, поддерживающей протоколы LDAP, SSL и

электронно-цифровую подпись

• Простое повторное использование информации.

Создание информации в формате XML

• Автоматизация импорта и преобразования документов в формате XML;

• Простое создание документов с помощью специальных веб-шаблонов;

• Интеграция с наиболее распространенными редакторами XML-документов, например, SoftQuad XMetaL и Arbortext Epic.

Передача информации в формате XML

• Динамическое создание и компоновка XML-документов на основе запросов;

• Быстрое преобразование XML-документов за счет поддержки XSL Transformations (XSLT);

• Передача информации на любое количество различных устройств и сред, в том числе в веб;

• Персонализация контента для целевой доставки определенным аудиториям пользователей.

Основы XML

Расширяемая спецификация языка разметки (XML, Extensible Markup Language), которая быстро

становится своеобразным lingua franca электронного бизнеса, представляет собой

стандартизованный кроссплатформенный метод представления данных для ее передачи между

компьютерами. XML позволяет разрозненным системам, которые обычно используют разные

программные средства обработки и хранения данных, обмениваться структурированной

информацией, обеспечивать ее правильное преобразование и представление на любом устройстве и

в любой среде, а также гарантировать целостность этой информации и исключение ее потерь в

процессе передачи и преобразования. В сущности XML позволяет различным предприятиям

обмениваться важной информацией, причем каждое предприятие может правильно интерпретировать

эту информацию и многократно использовать ее в процессе дальнейшей своей деятельности.

Уникальность XML заключается в его возможности отделять информацию от формы ее

представления; именно это позволяет повторно использовать эту информацию и публиковать ее на

различные устройства в разные среды. XML использует специальную систему тэгов (текст разметки

документа), которые выступают разделителями частей документов и описывают функциональное

назначение каждой такой части. Поэтому любой компьютер может легко определить, что является

самим текстом документа, а что – вспомогательной информацией, определяющей форму его

представления. Для того чтобы обмениваться информацией, компьютеру не нужно знать, что именно

содержит документ и как он должен быть представлен пользователю; достаточно знать

функциональное назначение каждой части, составляющей этот документ. Возможность XML отделять

информационное содержание от формы его представления позволяет упростить и ускорить

синтаксический разбор документа, что значительно повышает скорость выполнения любых веб-

транзакций.

XML является чрезвычайно гибким и открытым стандартом, который позволяет системам,

взаимодействующим посредством Интернет, использовать определенные наборы тэгов, заранее

определенные для конкретной отрасли промышленности или даже конкретной транзакции. При этом и

у принимающей, и у передающей стороны должны быть определения этих тэгов (DTD-правила или

схемы) для каждой конкретной транзакции. Таким образом, каждая из сторон может достаточно

просто и быстро выполнить синтаксический разбор этих данных.

Создание и редактирование информации.

При импорте документов в формате XML в глобальное хранилище Documentum платформа

автоматически сохраняет документ в соответствии с установленными параметрами. Некоторые

системы могут иметь специфические правила хранения. Documentum 4i может автоматически

проверять XML-документы на выполнение определенных правил проверки, на соответствие схеме

данных XML или спецификациям определения типов документов (DTD), запуская процедуры проверки

не только, когда пользователь возвращает документ в хранилище, но и в любые другие моменты,

которые предприятия считает критически важными.

Управление связями в XML-документах

Гибкость играет ключевую роль в управлении связями в XML-документах. При импорте XML-

документов Documentum 4i автоматически импортирует и все связанные с ними документы или

графические объекты. Платформа Documentum 4i обеспечивает контроль взаимосвязей между

компонентами XML и соответствующими им метаданными — описаниями данных, благодаря которым

механизмы персонализации могут обеспечить более быструю доставку XML компонент определенным

аудиториям пользователей. Помимо контроля целостности связей, платформа Documentum 4i

позволяет пользователям находить данные, на которые есть ссылки из документов или которые

встречаются в любых частях документов из хранилища контента. Например, перед тем как изменить

описание продукта, менеджер по продуктам, вероятно, захочет просмотреть все документы, с

которыми связано это описание.

Безопасность

Одной из важнейших характеристик систем управления контентом является безопасность, которая

гарантирует, что пользователи осуществляют доступ к нужной им информации из хранилища

контента в строгом соответствии со своими правами. Система безопасности Documentum 4i на

уровнях пользователей и ролей пользователей поддерживает протокол LDAP и обеспечивает

контроль не только информации, но и процессов, в том числе многоуровневую систему защиты

пользователей, контроль версий и аудит действий пользователей. Сочетание протокола SSL и

цифровых сертификатов обеспечивает защиту передачи информации между хранилищем контента и

серверами, обслуживающими пользовательские запросы. Такие возможности приобретают большее

значение, если необходимо управлять информационным содержанием на более детальном уровне и

осуществлять контроль доступа к документам на уровне отдельных компонент.

Поиск

Информация представляет ценность для предприятия только в том случае, если сотрудник может

быстро определить местонахождение нужного документа, извлечь его и повторно использовать.

Documentum обеспечивает мощные поисковые возможности, в том числе полнотекстовый поиск,

поиск по метаданным информационного объекта и поиск в заданных структурных единицах текста.

Полнотекстовый поиск позволяет пользователям искать в документах определенные слова и фразы,

а поиск в заданных структурных единицах - определить, какой элемент пользователи хотят найти

внутри объекта. Благодаря расширенным поисковым возможностям платформы механизмы

персонализации могут эффективно определять местонахождение и собирать информацию для

определенных аудиторий.

Использование XML для управления процессами создания информации

XML предоставляет деловым пользователям огромные возможности для создания и передачи новой

информации. Однако, чтобы работа пользователей была эффективной, система управления

контентом должна обеспечивать возможность «прозрачного» создания информации в формате XML

нетехническими специалистами. Это означает, что необходимо скрыть от пользователей, не

обладающих достаточным уровнем технической подготовки, лежащую в основе системы технологию,

которая автоматически преобразует создаваемую информацию в XML-файлы.

Documentum 4i позволяет пополнять хранилище новым информационным содержанием и знаниями

всем уровням пользователей, обеспечивая контроль целостности этих процессов. Это достигается за

счет интеграции с наиболее распространенными редакторами XML-документов. Платформа

Documentum для управления контентом обеспечивает простое управление большими объемами

информации, представленной во множестве разнообразных форматов, которой обмениваются

различные предприятия — текст, графика, чертежи, мультимедийные данные, анимация и многое

другое. Documentum позволяет техническим специалистам сосредоточиться на разработке,

обновлении, поддержке и развертыванию веб-сайтов, а создание и публикацию новой информации на

веб-сайты осуществляют сами пользователи. Результатом такого подхода является рост публикаций

и целостности сайта, более быстрый вывод информации в Интернет и быстрое развертывание

сайтов.

Documentum 4i позволяет крупным распределенным предприятиям использовать полный набор

возможностей для работы с XML: автоматический синтаксический разбор, проверка, преобразование

и разметка импортируемых XML-документов. Большие блоки информации можно легко разбить на

составляющие, а затем повторно использовать их в различных целях, в зависимости от

обстоятельств и потребностей пользователей. Например, если собрать всю информацию из

спецификации и разделить eе на функциональные XML-составляющие, можно использовать эту

информацию еще много раз в различных других документах, таких как документация по продуктам,

сравнительные описания продуктов, пресс-релизы и многое другое. Эта информация также может

быть представлена в виде динамически генерируемых HTML-страниц, которые персонализируются в

соответствии с требованиями и предпочтениями клиентов. Ее можно передавать на беспроводные

устройства (сотовые телефоны и карманные компьютеры), причем информация преобразуется

именно в тот формат, который совместим с данным устройством. Различные части информации

доступны и во многих других форматах, в том числе для печати, CD и интранет. Обратим внимание на

то, что процессы обработки информации одинаковы, независимо от того, как и в каком формате она

была создана.

Собственный редактор и интеграция с наиболее распространенными редакторами XML

Собственный, основанный на веб-шаблонах редактор XML-документов, а также интеграция

платформы Documentum с наиболее распространенными редакторами документов в формате XML,

такими как XmetaL и Epic, позволяют пользователям всех уровней без труда создавать новую

информацию и добавлять ее в хранилище контента. Любой пользователь, обладающий

соответствующими правами, от обычного делового до технического специалиста, может создавать и

просматривать информацию согласно заранее определенным бизнес-правилам. Деловые

пользователи, которые зачастую имеют незначительное представление об основных принципах

работы с тэгами и XML, участвуют в процессах создания информации, добавления ее в хранилище и

взаимодействия с другими пользователями посредством простых интуитивных графических

интерфейсов и workflow процессов.

Documentum WebPublisher позволяет всем специалистам, независимо от уровня их технической подготовки, создавать

информацию в формате XML и добавлять ее в хранилище контента. Представленная в виде отдельных функциональных

XML-частей информация может легко использоваться повторно в других документах для электронных взаимодействий

предприятий.

Documentum WebPublisher имеет наглядный браузерный интерфейс и заранее настроенные XML-

шаблоны, которые позволяют не только упростить процесс создания информации, но и гарантируют,

что вся создаваемая информация соответствует принятым в компании бизнес-правилам и концепции

единого внешнего вида. Теперь все бизнес-пользователи, находящиеся внутри и за пределами

корпоративного брандмауэра, могут сосредоточиться именно на самой информации, а не на ее

представлении в нужном формате. К тому же, технология XSL Transformations (XSLT) позволяет

осуществлять предварительный просмотр страницы в выбранном формате перед ее публикацией в веб.

Интеграция средств для создания и редактирования XML-документов с платформой для управления

контентом позволяет сотрудникам, отвечающим за создание информации, работать в привычной им

среде и одновременно «прозрачно» использовать функционал для управления контентом. Благодаря

такой интеграции компании могут максимально увеличить инвестиции в подобные редакторы и

минимизировать количество незавершенных заданий веб-разработчиков, а также существенно

сэкономить время на преобразование данных в формат XML для публикации в веб.

Передача достоверной информации в формате XML

Важную роль в цикле управления контентом играют механизмы и средства для передачи информации

именно тем пользователям, которым она необходима. Хранение и управление информационными

активами предприятий описывают лишь одну группу потребностей предприятий. Не менее важной

задачей является публикация информации по многочисленным каналам. Известно, что ключом к

успеху предприятий в эпоху электронного бизнеса является система, которая обеспечивает

объединение информации из различных источников, ее динамическую генерацию, персонализацию и

передачу на требуемое устройство или среду.

Платформа Documentum 4i, которая обеспечивает возможности для управления связями между

информационными объектами, позволяет достаточно просто и быстро повторно собирать

информацию в своеобразные промежуточные документы. Documentum обеспечивает расширенные

возможности для построения запросов к хранилищу контента на основе определенных бизнес-правил,

что позволяет по требованию динамически генерировать XML-документы. Workflow-процессы и

процессы управления жизненным циклом документа гарантируют, что объект содержит именно

последнюю версию документа, утвержденную перед публикацией в веб, и таким образом

обеспечивает передачу пользователю только достоверной информации.

Преобразование информации для многоканальной публикации

Число и разновидность устройств, на которые можно передавать и с которых можно получать

информацию, постоянно возрастает. Платформа для управления контентом должна осуществлять

преобразование информации для последующей доставки на любые из этих устройств, стационарные

и беспроводные, включая Интернет и интранет, CD, принтер, карманные компьютеры и мобильные

телефоны. Создав информацию в формате XML один раз, ее можно использовать в любых целях,

причем гарантируется совместимость и релевантность информации, независимо от канала, по

которому она передается.

Для осуществления быстрого преобразования XML-файлов в форматы, совместимые с различными

устройствами, применяются таблицы стилей XSL. В сущности, таблицы стилей трансформируют

информацию в определенный формат или представление. Благодаря поддержке XSLT Documentum

может преобразовывать XML-файлы в HTML для публикации в веб или по другим каналам, например,

XML в WML для беспроводных устройств. Внеся изменения в таблицы стилей XSL, пользователь

может буквально «на лету» полностью изменить веб-сайт, а также полностью преобразовать внешний

вид информации для каждого устройства, на которое она передается.

Индивидуальное представление информации посредством персонализации контента

Инновационный подход Documentum к персонализации информации позволяет передавать

информацию в соответствии с индивидуальными требованиями и предпочтениями пользователей или

групп пользователей, что представляет особую важность для целевого маркетинга. Процесс

персонализации начинается с автоматической разметки документов. Разработанные Documentum

технологии SmartTagging и SmartCategorization выполняют анализ информации по концептам и

ключевым словам, сохраняют результаты в качестве тэгов XML и автоматически назначают этой

информации атрибуты в соответствии с ее метаданными. Documentum также позволяет через веб-

сайт отслеживать действия посетителей, анализировать эту информацию и использовать ее для

присвоения более точных метаданных. Интеграция с промышленными платформами персонализации,

такими как Net Perceptions, обеспечивает доступ механизмов персонализации к богатому набору

атрибутов и метаданных, присвоенных тому или иному информационному объекту. Эти механизмы в

свою очередь вставляют в динамически генерируемые страницы HTML специфическую для каждого

пользователя информацию и таким образом удовлетворяют его потребности и предпочтения.

Теперь информационные активы работают на пользу предприятия. Наиболее важная часть веб-сайта

предприятия обеспечивает эффективный маркетинг, нацеленный на индивидуального пользователя.

Клиенты, сотрудники и деловые партнеры получают нужную информацию именно в тот момент

времени, в который она необходима, а предприятия полностью используют заложенный в веб-

содержимом потенциал для ведения электронного бизнеса.

Стратегия Documentum в области XML

Стратегия компании Documentum в области XML ориентирована на выполнение трех основных целей,

связанных с управлением контентом и инициативами в сфере электронного бизнеса:

• Поддержка и поощрение успешного перехода к формату XML за счет активного участия в

промышленных объединениях и инициативах;

• Информирование клиентов о способах использования XML в приложениях для управления

контентом на предприятиях;

• Обеспечение клиентов комплексным решением для управления информационным

содержанием в формате XML и осуществления B2B–взаимодействий.

Documentum уже достаточно продолжительное время считается лидером по поддержке инициатив в

области XML. Являясь спонсором OASIS (Организации по разработке стандартов для структуризации

информации), членом консорциума WAP-Forum и ebXML, а также одним из основателей

информационного ресурса XML.org, Documentum вносит существенный вклад в развитие и

распространение XML и приложений, поддерживающих работу с этой спецификацией. Совместно с

Sun Microsystems Documentum разработал XML.org Registry, специальный общедоступный реестр

схем XML, спецификаций определений типов документов (DTD), таблиц стилей и других документов,

который функционирует на платформе Documentum 4i eBusiness Platform. Documentum считает, что

ресурс XML.org Registry представляет огромную важность для клиентов компании и вообще для

любой компании, использующей XML для построения инфраструктуры электронного бизнеса.

Documentum полагает, что со временем клиенты компании будут использовать XML во многих или

даже во всех своих приложениях как для традиционного управления корпоративными документами,

так и в новых инициативах электронного бизнеса. Переход к XML обеспечит клиентов богатым

набором средств для разработки приложений e-business.

Обозначения и сокращения

СЭД	-	система внутриведомственного электронного документооборота
САДЭД	-	система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

РК	-	регистрационная карточка
РФ	-	Российская Федерация
СНГ	-	Содружество независимых государств
АРМ	-	Автоматизированное рабочее место
ПСУЭД	-	программная система управления электронным документооборотом
ДОУ	-	документационное обеспечение управления
ТЗ	‑	техническое задание
ОГВ	-	орган государственной власти
ОРД	-	организационно-распорядительный документ
ДИТ	-	Департамент информационных технологий
ЦОД	-	Центр обработки данных.
ИПМ	-	Интеллектуальная поисковая машина
ИПО	-	Интеграционное программное обеспечение
КИП	-	Корпоративный интеграционный портал
КИД	-	Корпоративные источники данных (Базы данных, документы и т.д.)
ИЗ	-	Информационный запрос
ЕЯ	-	Естественный язык
ИПС	-	Информационно-поисковая система
МАС	-	Многоагентные системы
ИС	-	Информационная система